Qu’il s’agisse d’aller chercher des fournitures, de déposer des livraisons, de voir des clients ou de se rendre sur place pour établir un devis, de nombreux indépendants parcourent chaque année des milliers de kilomètres dans le cadre de leur activité.Il se peut que vous soyez un travailleur indépendant et que vous utilisiez votre propre véhicule pour parcourir beaucoup moins de kilomètres pour des raisons professionnelles, mais même dans ce cas, vous devriez quand même demander votre indemnité kilométrique. Après tout, outre les frais de carburant, les déplacements professionnels contribuent à l’usure du véhicule, ce qui peut entraîner des factures d’entretien et de réparation coûteuses. Et, surtout, plus vous réclamez d’indemnités et de frais, plus vos revenus d’indépendant sont élevés.
Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?
Si vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles, vous pouvez demander le remboursement d’une partie du coût total réel de l’achat et de l’utilisation de votre véhicule, y compris les frais d’assurance, de réparation, d’entretien, de carburant, etc. Cette option peut ou non vous permettre de réclamer davantage. Cette option peut ou non vous permettre de réclamer davantage. Toutefois, le suivi de chaque coût et le calcul de la proportion exacte de l’utilisation professionnelle de votre véhicule demandent du temps et des efforts.
Au lieu de cela, de nombreux indépendants demandent une indemnité kilométrique, un régime forfaitaire qui constitue un moyen beaucoup plus simple de demander le remboursement des frais d’utilisation de votre propre véhicule à des fins professionnelles. L’indemnité kilométrique fait partie d’une série d’options de dépenses simplifiées proposé aux indépendants. Elles sont conçues pour faciliter et accélérer l’administration fiscale.
Il peut être judicieux de prendre l’habitude d’enregistrer les détails de chaque trajet pour lequel vous prévoyez de demander des indemnités kilométriques. L’enregistrement manuel de votre kilométrage professionnel prend plus de temps et d’efforts, tandis que les bouts de papier et les carnets peuvent disparaître. Il est donc préférable d’enregistrer et de stocker les détails de votre kilométrage dans un tableur/logiciel, avec des données stockées en toute sécurité en ligne. De nombreuses applications ont été créées pour aider les chefs d’entreprise à suivre et à enregistrer le kilométrage de leurs déplacements professionnels.
Quand l’indemnité kilométrique ne peut-elle pas être demandée ?
Vous ne pouvez pas demander d’indemnités kilométriques pour des trajets personnels, qui doivent être effectués “entièrement et exclusivement à des fins professionnelles”. Vous ne pouvez pas non plus demander d’indemnités kilométriques pour les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail habituel. Vous pouvez demander une indemnité pour les déplacements vers un lieu de travail temporaire, par exemple, si vous êtes un plâtrier qui doit se rendre sur différents sites et sur différents chantiers.
Les notes de frais simplifiées ne peuvent pas être utilisées pour les voitures conçues pour un usage commercial, comme les taxis noirs ou les voitures de moniteurs de conduite à double commande. Les sociétés anonymes ne peuvent pas non plus utiliser les dépenses simplifiées, car elles ne sont accessibles qu’aux travailleurs indépendants.
Ce qu’il faut savoir ! Vous ne pouvez pas demander de dépenses simplifiées pour un véhicule pour lequel vous avez déjà demandé des déductions pour amortissement ou que vous avez inclus comme dépense dans le calcul de vos bénéfices commerciaux. Si nécessaire, demandez conseil à un comptable.