Organiser un événement virtuel peut être une tâche intimidante, mais il n’a pas à l’être. Il y a d’excellents conseils et pratiques gagnantes qui vous aideront à assurer la réussite de votre événement virtuel et à offrir à tous une expérience exceptionnelle.
Quels sont les événements virtuels ?
Les événements virtuels sont des événements tenus en ligne. Selon l’objectif, ils peuvent être présentés sous forme de webinaires sur invitation seulement, de diffusions en direct accessibles au public, de conférences en ligne nécessitant des laissez-passer payants ou d’événements informels dans les médias sociaux.
Les événements virtuels ont généralement lieu sur des plateformes en ligne comme Instagram, Twitter ou Clubhouse où vous pouvez vous connecter avec votre public par chat vidéo ou appel vocal. Il existe également un marché croissant de plateformes d’événements virtuels spécialisés pour les webinaires et les conférences.
Le plus grand avantage d’organiser un événement virtuel est qu’il est relativement peu coûteux — pas besoin de louer de l’espace! En outre, vous pouvez parler à un public mondial dans le confort de votre propre maison. contactez l’agence événementielle Tunisie pour organiser un tel événement.
Cependant, l’organisation d’événements virtuels comporte aussi certains inconvénients, à savoir que vous n’êtes pas physiquement devant vos invités. Certains participants pourraient se sentir déconnectés ou auront de la difficulté à se concentrer sur ce que vous dites alors qu’ils sont aux prises avec des problèmes de qualité vidéo et audio, d’insonorisation ou de bruit de fond.
Fixez des objectifs clairs dès le départ
Avant de planifier l’ordre du jour de votre événement virtuel ou de choisir la meilleure plateforme d’événement virtuel, assurez-vous de savoir pourquoi vous voulez organiser un événement. Fixez des objectifs SMART et assurez-vous que toute l’équipe responsable du projet comprend ce que vous voulez accomplir.
Choisissez la bonne plateforme pour organiser votre événement virtuel
Il existe de nombreuses plateformes qui offrent différentes fonctionnalités, de l’hébergement conjoint avec une autre organisation ou une autre entreprise aux outils de modération avancés.
Choisissez le bon moment pour votre événement
Vous voulez tenir compte du nombre de personnes qui pourront y assister, du fait qu’elles se trouvent ou non dans des fuseaux horaires différents et du temps dont vous avez besoin pour les questions et réponses.
Faites la promotion de votre événement virtuel
Ne prévoyez pas de public pour vous. Assurez-vous d’annoncer votre événement bien à l’avance afin que les participants sachent quand cela se produit et comment ils peuvent y participer.
Établissez un ordre du jour clair qui comprend les conférenciers et les échéanciers
Vous ne voulez pas que vos participants attendent pendant de longues périodes. Fournir un ordre du jour clair avec les horaires clairement indiqués et inclure tous les liens pertinents, afin que les participants puissent planifier à l’avance.
Incluez des modérateurs à l’événement
Vous voulez vous assurer d’avoir suffisamment de modérateurs à portée de main pendant votre événement virtuel au cas où les choses deviendraient incontrôlables. Rappelez-vous : Pas tout le monde est aussi poli en ligne qu’ils sont hors ligne!
Mobilisez votre public
Votre auditoire n’a pas besoin d’une « heure de cours » – planifiez plutôt des activités qui impliquent une participation active. Encouragez vos participants à avoir des conversations les uns avec les autres et à poser des questions aux animateurs.
Préparez-vous au dépannage
Vous pourriez envisager d’utiliser plus d’une plateforme. Juste au cas où il y aurait des difficultés techniques avec votre vidéo ou audio, vous pouvez passer à un autre service et continuer l’événement comme prévu.
Envoyez un suivi après l’événement
Assurez-vous de communiquer avec vos participants sur la façon dont ils peuvent avoir accès aux enregistrements de l’événement par la suite. Cela les encourage également à se joindre à nouveau la prochaine fois!
Compte rendu
Une fois l’événement terminé, prenez le temps de communiquer avec votre équipe et de passer en revue ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Ainsi, vous serez mieux préparé pour votre prochain événement virtuel! Découvrez par la suite ici pourquoi le magicien pour animer un anniversaire d’enfant ?